Máy in All in One (AIO) được phát triển trên cơ sở máy in laser hoặc từ máy in phun. Ngoài việc thực hiện chức năng của một máy in thông thường, thiết bị này còn tích hợp thêm các tính năng khác như scan, photocopy, fax, mail, phone…

Với các tiện ích ngày càng mở rộng, tiết kiệm được không gian, thiết kế đẹp, dòng máy in này đang là sự lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tiện lợi cho doanh nghiệp nhu cầu thấp

Theo báo cáo hàng năm của Canon dòng máy in đa chức năng của hãng đang có được những thành công với doanh số tăng trưởng mạnh ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, riêng dòng máy này đã đóp góp vào tăng trưởng về doanh thu của công ty tới 3,2%. HP ngoài thị phần máy in laser đang chiếm ưu thế ở Việt Nam thì cũng đang phát triển các loại máy in AIO mới để đáp ứng nhu cầu thị trường. Các hãng khác như Samsung, Lexmark, Epson, Fuji Xerox và Toshiba cũng cho ra mắt nhiều dòng máy in AIO trong thời gian qua khẳng định xu hướng máy in AIO đang chiếm ưu thế trên thị trường hiện nay.

So với máy in đơn chức năng, máy in AIO có được nhiều ưu điểm vượt trội hơn. Với các doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu về photocopy, scan, fax… không thể thiếu dù tần suất không cao, máy in AIO sẽ giải quyết được các nhu cầu thiết yếu này. Đương nhiên doanh nghiệp có thể lựa chọn mua máy in đơn chức năng và thêm máy scan, máy fax, máy photocopy để phục vụ công việc nhưng xét về chi phí bỏ ra ban đầu thì mua máy AIO là có lợi hơn. Đặc biệt ngoài việc có thể hoàn thành nhiệm vụ của nhiều thiết bị máy in AIO còn có khả năng phối hợp các công việc với nhau. Chẳng hạn đối với một tài liệu bất kì máy in AIO có thể số hóa tài liệu này bằng cách scan sau đó lưu trữ trong bộ nhớ để gửi đi qua email hoặc in rồi photocopy ra nhiều bản hoặc gửi fax mà không cần phải chuyển dữ liệu qua một bước trung gian nào. Một ưu điểm tiếp theo của máy in AIO là tiết kiệm không gian văn phòng, thay vì máy chiếc máy cồng kềnh, giờ đây bạn chỉ còn phải đặt duy nhất một chiếc để giải quyết tất cả công việc. Ngoài ra vấn đề tiết kiệm điện năng, chi phí vận hàng, bảo dưỡng cũng là một lợi thế của dòng máy này.

Mặc dù máy in AIO đang là xu hướng của tương lai nhưng nó vẫn tồn tại những nhược điểm nhất định. Đối với các doanh nghiệp lớn có nhu cầu in ấn cũng như các tính năng khác cao thì máy in AIO vẫn chưa phải là lựa chọn tối ưu. Nguyên nhân là do khi xuất hiện cùng lúc nhiều nhu cầu chẳng hạn như fax, photocopy và scan tài liệu thì máy sẽ bị quá tải dẫn đến chậm trễ trong giải quyết công việc. Vì vậy nếu doanh nghiệp có nhu cầu lớn về in hay sao chép, quét thì chọn mua những máy in, máy scan chuyên dụng với khay nạp giấy tự động sẽ giải quyết được công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Cách chọn một máy AIO hợp lí

Để lựa chọn một máy in AIO tối ưu cho văn phòng của bạn trước hết cần xem xét nhu cầu về công việc của bạn cho mỗi tính năng như thế nào từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp. Có rất nhiều mẫu máy in đa chức năng trên thị trường hiện nay để bạn chọn lựa nhưng chủ yếu đều xoay quanh ba chức năng chính là in, scan và fax.

Một yếu tố được người dùng quan tâm đầu tiên là hãng sản xuất. Như đã nói ở trên hiện có rất nhiều nhà sản xuất máy in ở thị trường nước như Samsung, Canon, Epson, HP, Minolta, Xerox, Wireless Linkpro, Lexmark, Aculaser… Cũng giống như lựa chọn một máy in truyền thống sự cân bằng giữa chi phí đầu tư chất lượng ban đầu và chi phí mua mực in, duy trì hoạt động là điều cần cân nhắc khi mua máy in AIO. Thường thì giống như chiến thuật giảm giá dao cạo, các hãng máy in có thể bán thiết bị với mức giá thấp và sau đó thu lợi nhuận từ chi phí người dùng bỏ ra mua mực. Vì vậy đầu tư một máy in chất lượng tốt tiết kiệm mực với giá cao hay một máy bình thường với chi phí thấp là điều cần được xem xét. Tiếp theo là nhu cầu về in ấn của văn phòng bạn nhiều hay ít. Nếu bạn có rất nhiều bản cần in, sao và nhận nhiều fax thì nên chọn loại máy in AIO laser. Ưu điểm của máy in laser là chất lượng in tốt bản in rõ ràng, không bị nhòe và tiết kiệm mực máy in laser cũng là loại có tốc độ in nhanh nhất. Nhược điểm khi sử dụng dòng máy này là chi phí ban đầu lớn do giá máy đắt. Đối với doanh nghiệp cần in nhiều ảnh, in màu và đòi hỏi chất lượng bản in đẹp thì nên chọn máy in phun. Nhược điểm của máy in phun là tốc độ chậm và chi phí cho mỗi trang in lớn hơn máy in laser. Thực tế hiện nay, đối với hai dòng máy in chính này sự chêch lệch giá cả là không quá lớn và tùy theo nhu cầu mà bạn chọn loại công nghệ nào cho phù hợp với công việc.

Tính năng scan cũng là một phần quan trọng của một máy in AIO vì tính năng này sẽ là nền tảng và bổ sung cho cả tính năng photocopy và fax. Hầu hết các máy in AIO đi kèm với khả năng scan với độ phân giải khoảng 600dpi. Độ phân giải này đủ đáp ứng tốt cho các bản fax vốn chỉ yêu cầu không quá 150dpi và đáp ứng hầu hết các bản sao tài liệu, hình ảnh yêu cầu chất lượng cao. Các máy in hiện nay đều có độ phân giải nội suy cao chẳng hạn như Lexmark có độ phân giải quang học 600 dpi nhưng độ phân giải nội suy lên tới 9.600 dpi. Thực chất độ phân giải nội suy chỉ làm cho số lượng điểm ảnh nhiều nhưng về chất lượng điểm ảnh thường không cải thiện được bao nhiêu do màu sắc được nội suy từ điểm ảnh gần nhất. Để mua được loại máy có chất lượng hình ảnh đẹp thì bạn nên quan tâm đến độ phân giải thực tức độ phân giải quang học của máy. Một thông số đáng lưu ý là tốc độ quét, tốc độ này bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố. Thứ nhất là tốc độ của máy để đọc được một trang một cách rõ ràng với thời gian ngắn khiến bạn ít phải chờ đợi hơn. Ngoài ra yếu tố thứ hai ảnh hưởng tới tốc độ làm việc là phương pháp giấy được đưa vào máy. Với máy quét sàn phẳng bạn sẽ phải cho từng tờ tài liệu một vào trong quá trình quét nên nếu làm việc với nhiều tài liệu bạn nên lựa chọn loại máy in AIO mà đi kèm có bộ nạp giấy để có thể đặt từng chồng giấy vào và máy sẽ tự động quét, fax hoặc photocopy một cách nhanh chóng hơn.

Trong số ba chức năng cơ bản của máy in AIO thì fax ít quan trọng hơn do hiện nay trao đổi văn bản thông qua email có thể thay thế dần cho fax. Tuy nhiên đối với những văn bản quan trọng thì email vẫn chưa thay thế được cho fax và bạn nên lựa chọn loại máy in AIO vừa có thể fax tài liệu trực tiếp vừa có khả năng làm việc với máy tính.

Điểm cần quan tâm tiếp theo khi mua một máy in AIO là phần mềm. Nếu máy tính của bạn sử dụng hệ điều hành Mac OS X thì cần chọn loại máy có khả năng tương thích với hệ điều hành này, các loại máy in có khả năng tương thích Mac OS X thường có luôn biểu tượng của hệ điều hành này ở phần nhãn trên hộp. Bạn cũng có thể vào trang hỗ trợ của Apple trong đó có danh sách đầy đủ các hãng sản xuất và loại máy in được hỗ trợ bởi các phiên bản của hệ điều hành này; với máy in AIO cũng có thông tin chi tiết cho biết có các driver hỗ trợ để in, scan hay fax không. Đặc biệt nếu bạn kết nối máy in với máy tính thông qua cổng USB và sử dụng cho làm việc nhóm bạn cần đảm bảo rằng các driver mà chúng sử dụng sẽ cho phép mọi máy tính trong mạng nội bộ có thể sử dụng fax và scan.

Một yếu tố cuối cùng để xem xét khi mua một máy in AIO là hỏng hóc. So sánh về độ bền máy in laser thường có lợi thế hơn cả do vận hành nhẹ nhàng nên các linh kiện như ống mực bánh xe và nhiều chi tiết quan trọng có tuổi thọ cao hơn. Mực máy in laser sử dụng là mực bột nên không bị bay hơi, hộp mực không bị khô dù sử dụng trong thời gian dài. Một số máy in laser còn có thêm chức năng chống kẹt giấy. Đối với máy in phun do sử dụng mực nước nên dễ bị khô. Khi mua một máy in AIO cần xem xét nếu hỏng một số chức năng thì có dẫn đến hỏng luôn các chức năng khác không nghĩa là khi hỏng một bộ phận bạn sẽ chỉ thay thế những gì bị hỏng hóc hay phải mua một máy mới.

Theo Tạp chí Tin học & Đời sống 156 (12/2011)