Đây là bài cuối cùng trong loạt thủ thuật Gmail. Bạn đã nắm rõ các thủ thuật được giới thiệu ở 3 bài trước, đạt đẳng cấp "đai đen", nhưng bạn vẫn bối rối vì luôn phải nhận một số lượng thư khổng lồ mỗi ngày? Dưới đây là các thủ thuật giúp bạn giải quyết tất cả các thư nhận được một cách dễ dàng, cá nhân hóa cũng như tăng cường bảo mật cho công việc.

35. Mang Google Calendar và Docs vào Gmail

Bạn thường xuyên dùng Gmail, Calendar và Docs? Thay vì phải mở 3 thẻ khác nhau trên trình duyệt, bạn có thể thêm các gadget của Calendar và Docs vào Gmail, và xem tất cả trên cùng một nơi.

Gadget Calendar hiển thị lịch hẹn và các thông báo, còn gadget Docs hiển thị các tài liệu bạn truy cập gần đây nhất.

36. Gửi SMS ngay trong Gmail

Bạn gửi thư hoặc chát nhưng đối tác không trả lời (vì họ không ngồi trước máy tính). Bạn vẫn có thể liên lạc bằng tính năng SMS trong Labs.

Chỉ cần nhập số điện thoại trong cửa sổ chát, sau đó bạn có thể gửi tin nhắn. Số điện thoại này cũng được tự động lưu vào danh bạ.

Tiếc là tính năng gửi SMS trong Gmail hiện tại chỉ dùng được ở Mĩ (nhưng một số tính năng SMS khác, như SMS nhắc nhở trong Google Calendar, có thể dùng được ở Việt Nam và nhiều nước khác).

37. Quên đăng xuất? Chuyện nhỏ.

Nếu bạn đăng nhập vào Gmail từ nhiều máy tính, và lo rằng bạn quên đăng xuất ở máy nào đó? Không sao cả, bạn có thể đăng xuất từ xa.

Ở dưới cùng màn hình, bạn sẽ thấy thông tin về thời gian và địa điểm của những hoạt động trên Gmail. Bấm vào Details để xem chi tiết, và nếu thấy tài khoản bạn vẫn đang đăng nhập với địa chỉ IP khác, nhấp vào “Sign out all other sessions” để đóng tất cả những phiên làm việc đó lại.

38. Cá nhân hóa RSS trong web clips

Gmail hiển thị các luồng thông tin RSS (tin tức, blog, quảng cáo...) ở phần Web Clips ngay phía trên hộp thư đến. Đây là các luồng mặc định, tuy nhiên bạn có thể thay đổi chúng ở Settings →Web Clips.

39. Truy cập email bằng https

Nếu bạn thường dùng Gmail ở các mạng Wi-Fi công cộng (quán café hay sân bay, trường học), bạn sẽ muốn tăng cường bảo mật. Hãy vào Settings và chọn “Always use https” để bảo đảm toàn bộ nội dung email được mã hóa. Lưu ý rằng trang đang nhập luôn luôn dùng https để bảo vệ mật khẩu của bạn.

Sau sự kiện 13/1 (các tài khoản Gmail bị tấn công), Google đã mặc định mở tính năng này cho tất cả tài khoản. Nếu cấu hình máy yếu, và bạn không quan tâm đến việc nội dung thư có thể bị đọc lén, thì có thể tắt https.

40. Tìm các siêu sao theo tên

Bật tính năng siêu sao (superstars) trong Labs sẽ cung cấp thêm 11 cách khác để đánh dấu sao cho mail. Bạn có thể dùng toán từ “has” để tìm theo sao. Thí dụ: "has:yellow-star", "has:blue-star", or "has:red-bang". Ở phần Settings, di chuột lên biểu tượng các siêu sao để biết tên chúng.

41. Dùng Gmail với tên miền riêng

Với Google Apps, bạn có thể dùng Gmail theo tên miền riêng. Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức của bạn bằng cách dùng Google Calendar, Google Docs...

42. Dùng phím Shift để chọn nhiều thư

Để chọn nhiều thư cùng lúc, hãy chọn thư đầu tiên, giữ phím Shift và chọn thư cuối cùng trong dãy.

43. Đặt Gmail là chương trình email mặc định

Mỗi lần nhấp vào các liên kết email, chương trình trên máy (như Outlook) lại mở ra khiến bạn bực mình. Muốn dùng Gmail? Dễ thôi.

• Với Firefox 3, vào Tools →Options →Applications, tìm “mailto” và chọn “Use Gmail” trong danh sách.
• Với Internet Explorer, bạn cần cài đặt Google Toolbar, ở thẻ Search chọn “Use Gmail for 'Mail To' links”?

44. Nhấn mạnh từ quan trọng khi chát

Bạn có thể thêm một vài định dạng cơ bản khi chát: tô đậm bằng dấu sao quanh từ (*word*), in nghiêng bằng gạch dưới (_word_) và gạch nối để gạch bỏ (-word-).

45. Chọn nội dung cần trả lời

Hãy tập thói quen sửa nội dung khi trả lời hoặc chuyển tiếp thư. Bật tính năng “Quote selected text” trong Labs, chọn nội dung cần trích dẫn, sau đó bấm trả lời để tránh việc trích những nội dung không liên quan.

Vào thời điểm viết bài thì tính năng này không hoạt động.

Như vậy chúng tôi đã giới thiệu toàn bộ 45 thủ thuật trong Gmail Tips. Các bạn có thể tải về cả 45 thủ thuật (bằng tiếng Anh) được trình bày gọn trong 2 trang A4 rất đẹp tại đây

Hải Nam (theo Gmail Tips).